编排座位图是组织重大活动的关键环节，既需把握整体，也要注重细节。在编排过程中用好小妙招，既省时省力，还能提升服务质效。
重大活动具有参加人员多、涉及部门（单位）多等特征，在编排座位图时，根据反馈名单，合理划分区域，有利于精准归类、科学排序。如，首届全市旅游发展推介会活动中，我们将座位图依次划为：贵宾区、省直嘉宾区、市直嘉宾区、交易会嘉宾区、文旅协会嘉宾区、媒体记者区、工作人员区等7大区域。其中，省直嘉宾区包括省厅部门、兄弟市州、省属企业等单位代表；市直嘉宾区包括文旅学者及市直部门、区县、市属企业等单位代表（见下图）。
完成分区后，开始逐一编排座次。贵宾区，需考虑职务并兼顾其他各类因素确定座次。其他区域，可依据单位排序确定座次。如，省直嘉宾区中，省厅部门代表从第一排靠近中间过道开始，按照单位排序依次往左编排座次，并用同一种颜色来标注；接着编排兄弟市州、省属企业等，每个类别人员编排完座次后，分别用不同颜色来标注。市直嘉宾区中，文旅学者则从第一排靠近中间过道依次往右编排座次，并用另一种颜色标注。待所有座位编排完后，在座位图最下方，用对应颜色备注参加人员类别，便于快速识别。
活动正式开始前，常常出现原定参加的人突然不来了或临时增加参会人员等情况。编排座位图时，需要适当预留机动座位，以防临时增减人员造成大范围调整。仍以这次旅游发展推介会为例，我们在贵宾区准备了2个机动座位，以防临时增加嘉宾。另外，在省直嘉宾区、市直嘉宾区第一排靠近中间过道，各预留2个机动座位，座位图上进行标注，一旦贵宾区人员临时增加，即可调整到此处预留座位。同时，不同单位之间，需适当预留2—3个机动座位，或者不同区域之间预留1整排机动座位，便于临时增加人员。
座位图编排完成后，应与活动时间、地点等信息一起，提前一天发至相关单位和部门，便于参加人员掌握。活动当天，提前将彩印座位图带至活动现场，并明确专人分发，做好提示引导，确保出席人员尽快落座。
作者：丁晨曦
来源：秘书工作
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